回顧革命歷史，重走先輩的足跡，我們領(lǐng)悟著理想信念的真諦，感受著生命飛揚(yáng)的可貴，就此明白人生價(jià)值需在偉大事業(yè)的延續(xù)中彰顯，人性光輝需在崇高精神的傳承中張揚(yáng)。牟氏莊園——膠東抗大所在地，現(xiàn)已是國(guó)家級(jí)文物保護(hù)單位，2005年成立抗日戰(zhàn)爭(zhēng)紀(jì)念館主要是陳列、展示、宣傳人類文化和自然遺存的重要場(chǎng)所。牟氏莊園出于展覽陳列的需要，向社會(huì)各界公開(kāi)征集各類紅色展品，這就造成了檔案載體的多樣化，尤其是實(shí)物檔案，已經(jīng)成為展覽館館藏的重要組成部分。下面，就我單位實(shí)物檔案管理探析如下。
一、展覽館實(shí)物檔案具有重要價(jià)值
實(shí)物檔案內(nèi)容豐富，來(lái)源廣泛，涉及面大，特殊性強(qiáng)，收集、整理和保存它們具有現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。尤其對(duì)于作為公共文化場(chǎng)所的展覽館來(lái)說(shuō)，更需要館藏的豐富多彩，齊全完整、內(nèi)容豐富，能夠反映歷史全貌，才能滿足社會(huì)不同的需求。實(shí)物檔案因其直觀性、形象性、現(xiàn)場(chǎng)感的特征，具有其他類型展品不可替代的重要地位與作用，為展覽館的各類展出陳列提供重要的依據(jù)和憑證。比如說(shuō)，展出一項(xiàng)重要科研項(xiàng)目的獲獎(jiǎng)證書往往比羅列出來(lái)的一大段文字、一大堆數(shù)據(jù)更直觀，更具有說(shuō)明力。
其實(shí)，檔案工作的特點(diǎn)是“藏以致用”，舉辦各類展覽是展覽館主動(dòng)向社會(huì)提供服務(wù)的一種形式。在展覽館的陳列展覽中，實(shí)物是必不可少的借助手段，它能發(fā)揮其他類型檔案無(wú)法替代的作用，它與靜態(tài)的文字、數(shù)字相互參照，給人以直觀印象，更能加強(qiáng)說(shuō)明力。如我單位抗日戰(zhàn)爭(zhēng)紀(jì)念館，2005年建館以來(lái)已征集檔案資料1800余件，陳列1100余件，形成種類檔案3000余卷，詳盡反映了1942年11月至1949年5月，膠東抗大在棲霞境內(nèi)英勇抗日，培養(yǎng)革命骨干和在部隊(duì)干部教育中的光輝歷程。建館以來(lái)，這里已成為棲霞市重要的愛(ài)國(guó)主義和革命傳統(tǒng)教育基地。實(shí)踐證明，抗日戰(zhàn)爭(zhēng)紀(jì)念館收藏的實(shí)物檔案，在對(duì)人民群眾進(jìn)行革命傳統(tǒng)和愛(ài)國(guó)主義教育，向社會(huì)公眾傳播革命歷史、科學(xué)文化知識(shí)，研究革命史等方面，很好的發(fā)揮了宣傳教育作用。
二、展覽館實(shí)物檔案管理現(xiàn)狀
多年來(lái)，我在工作中掌握了一些展覽館實(shí)物檔案管理情況。通過(guò)積累的第一手資料，我發(fā)現(xiàn)展覽館實(shí)物檔案管理尚有一些地方不盡人意，表現(xiàn)為：
（一）實(shí)物檔案的管理工作重點(diǎn)突出，但存在薄弱環(huán)節(jié)。許多展覽館普遍重視需要公開(kāi)陳列和展出的實(shí)物，對(duì)于未列入陳列展覽的實(shí)物，為能給予足夠的重視，少數(shù)具有保存價(jià)值的實(shí)物，則散放在個(gè)人手中，或存放于辦公室內(nèi)，長(zhǎng)期無(wú)人過(guò)問(wèn)，時(shí)過(guò)境遷，不是被污染，就是遭到損毀或丟失。
（二）實(shí)物檔案的收集工作進(jìn)展順利，但有待規(guī)范。由于實(shí)物的載體不一、形狀大小不一，加上缺乏對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)，很多展覽館沒(méi)有建立一定的收集制度，未能主動(dòng)收集，從而造成許多有價(jià)值的實(shí)物檔案流失于展覽館外，亟待進(jìn)行規(guī)范化管理，確保收集過(guò)程中的齊全與完整。
（三）實(shí)物檔案資料豐富門類眾多，但需進(jìn)行資源整合。在一些展覽館由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案工作擺不上議事日程，沒(méi)有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)的檔案管理人員，沒(méi)有符合標(biāo)準(zhǔn)的保存檔案場(chǎng)所，沒(méi)有規(guī)范的檔案管理制度等原因，實(shí)物檔案丟失、損壞現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。實(shí)物檔案集中統(tǒng)一管理，設(shè)置專門的檔案存放場(chǎng)所，配備檔案專業(yè)人員管理，有利于檔案的安全保管，可以避免多頭管理、責(zé)任不明現(xiàn)象。
（四）人員配備齊全，但從業(yè)人員素質(zhì)偏低。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，個(gè)別展覽館檔案管理工作人員普遍素質(zhì)不高，缺乏學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的積極性，創(chuàng)新更無(wú)從談起。同時(shí)專業(yè)人才相當(dāng)匱乏，同外界交流也少，沒(méi)有見(jiàn)識(shí)，導(dǎo)致實(shí)物檔案管理相對(duì)比較呆板，沒(méi)有活力，阻礙了展覽館實(shí)物檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
（五）展覽館地理和環(huán)境較好，但基礎(chǔ)設(shè)施需完善。多數(shù)展覽館經(jīng)費(fèi)不足，沒(méi)有配備先進(jìn)的設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施落后，使得實(shí)物檔案管理工作處于乏力狀態(tài)。
三、加強(qiáng)展覽館實(shí)物檔案管理的對(duì)策
（一）提高認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)對(duì)展覽館實(shí)物檔案的管理，必須提高對(duì)展覽館實(shí)物檔案重要性的認(rèn)識(shí)。近年來(lái)，展覽館積極開(kāi)展工作，頻頻受到各級(jí)有關(guān)部門的表彰，不僅展覽館自身獲得了不少獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯等榮譽(yù)實(shí)物，而且也從社會(huì)各界征集到了一大批有價(jià)值的實(shí)物檔案。展覽館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視實(shí)物檔案在展覽館建設(shè)中所起的作用。因此，要加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案的管理，提高對(duì)實(shí)物檔案的認(rèn)識(shí)，使其更有效地發(fā)揮作用。
（二）明確范圍。展覽館要根據(jù)實(shí)際情況，要本著“藏以致用”的原則，以利用需求為導(dǎo)向，確定實(shí)物檔案的收藏范圍。同時(shí)對(duì)實(shí)物檔案歸檔范圍也要注意與已有館藏檔案相協(xié)調(diào)，注重收集那些在展覽館運(yùn)行過(guò)程中與本館陳列主題相關(guān)的、有歷史影響的、有深遠(yuǎn)意義的、有典型代表的、有特殊個(gè)性的實(shí)物，繼而形成展覽館實(shí)物檔案的收藏特色。
（三）強(qiáng)化收集。抗日戰(zhàn)爭(zhēng)展覽館通過(guò)黨內(nèi)文件、新聞媒體、信函等形式展開(kāi)展品征集工作，先后征集檔案資料、文物檔案1800余件，形成各類檔案3000余卷、4.3萬(wàn)余件，做到了高質(zhì)量、高品位，受到了黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)及專家的好評(píng)。我們的做法是：一是檔案工作者要眼觀六路、耳聽(tīng)八方，要經(jīng)常與本館征集人員和辦公室工作人員溝通，總體把握展覽館每階段的工作動(dòng)態(tài)，及時(shí)捕捉實(shí)物檔案信息，積極主動(dòng)地收集實(shí)物檔案。二是館內(nèi)各部門每年年底應(yīng)向檔案室送交本部門當(dāng)年獲得的實(shí)物檔案。個(gè)別部門希望多保留一段時(shí)間的，可在保存一段后再送交，但應(yīng)在獲獎(jiǎng)當(dāng)年將所收集實(shí)物檔案的文字說(shuō)明送交檔案室備查。三是對(duì)個(gè)人或部門一時(shí)間所送交的實(shí)物檔案，檔案室應(yīng)隨時(shí)接收。四是凡屬館外贈(zèng)送的物品，物品接收部門應(yīng)將所收物品清單送交一份給檔案室，并在陳列展出需要之外，其余實(shí)物均應(yīng)交由檔案室統(tǒng)一保存。五是無(wú)論個(gè)人還是部門所送交的實(shí)物檔案，均應(yīng)附上相應(yīng)的文字說(shuō)明，并辦理交接手續(xù)。比如，獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)狀文字說(shuō)明可包括獎(jiǎng)品名稱、獎(jiǎng)勵(lì)材料、獎(jiǎng)品級(jí)別、授獎(jiǎng)單位、授獎(jiǎng)時(shí)間、送交單位、送交時(shí)間等。
（四）分類整理。在對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行整理歸檔時(shí)，首先應(yīng)整體把握、熟悉本館實(shí)物檔案的種類，要對(duì)各類實(shí)物進(jìn)行分析比較，從而劃分出具有代表性且能概括本館所有實(shí)物檔案的類別。一是應(yīng)根據(jù)實(shí)物的收藏價(jià)值大小劃分收藏期限。應(yīng)將實(shí)物檔案的保管期限分為短期、長(zhǎng)期、永久。二是按實(shí)物的級(jí)別來(lái)源進(jìn)行分類。如各種獎(jiǎng)勵(lì)證書可按國(guó)家級(jí)、省部級(jí)、地市級(jí)劃分。三是按實(shí)物的形態(tài)分類，即將形態(tài)一樣的實(shí)物檔案集中在一起，如獎(jiǎng)狀類，由于各種獎(jiǎng)狀是單位和個(gè)人榮譽(yù)及成就的直接反映，在個(gè)人鑒定、單位介紹、成就展覽、編史修志中的憑證作用一目了然，因而利用率較高。所以，歸檔時(shí)應(yīng)先制一封套可用塑膜或硬質(zhì)打孔裝訂成活頁(yè)，再將獎(jiǎng)狀左邊貼在活頁(yè)上，并在扉頁(yè)處編上目錄，便于保管，不易丟失。同時(shí)將實(shí)物依次編目存放，便于隨時(shí)取用。部分較規(guī)則的實(shí)物檔案可將其作清潔處理后，放入一定規(guī)格的檔案盒內(nèi)，編好檔號(hào)，標(biāo)明實(shí)物名稱和時(shí)間，并在卷盒右上方貼上此實(shí)物的照片。
（五）注重保管。實(shí)物檔案因其載體、形態(tài)、體積等不同特點(diǎn)，存放占地面積較大，如要長(zhǎng)久、適宜的保存就必須配置專門的實(shí)物檔案陳列室、保管室，按照有關(guān)規(guī)范加強(qiáng)日常管理和保護(hù)工作。
（六）規(guī)范利用。實(shí)物檔案管理的目的在于利用，在展覽館實(shí)物檔案的利用頻率是比較高的，尤其是舉辦各類展覽，需要大量的實(shí)物，而實(shí)物檔案載體的多樣性、規(guī)格的差異性、數(shù)量的遞增性給展覽館檔案利用工作提出了難題。平時(shí)工作中，會(huì)出現(xiàn)一些這樣的問(wèn)題，例如舉辦新的陳列展覽、創(chuàng)先評(píng)優(yōu)、各種慶典、采訪活動(dòng)等，常常需要查找這些實(shí)物檔案并進(jìn)行拍攝，年復(fù)一年，久而久之這些實(shí)物就會(huì)褪色。對(duì)此，必須合理有效的規(guī)范利用。為了便利其查找，應(yīng)該將這些實(shí)物的有關(guān)信息，如獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌的檔號(hào)、授予單位、獲獎(jiǎng)內(nèi)容、日期、實(shí)物形式等條目一一輸入電腦，并打印出檢索目錄，以供查檔者利用。對(duì)于獎(jiǎng)狀等紙質(zhì)載體實(shí)物，為了保護(hù)原件，盡量減少對(duì)原件的損壞，有條件的應(yīng)全部或?qū)⒓?jí)別較高的實(shí)物檔案拍成照片，進(jìn)行掃描，存儲(chǔ)進(jìn)計(jì)算機(jī)，并按類目刻制成光盤，供利用者利用。而對(duì)于獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)碌润w積較大、材質(zhì)不一的實(shí)物，則可以拍攝成照片，建立照片檔案，以供利用者利用。同時(shí)，還可以將實(shí)物與其相對(duì)應(yīng)的文字材料進(jìn)行較高層次的信息開(kāi)發(fā)，以提高實(shí)物檔案的利用率。以上管理方法簡(jiǎn)單通俗，行之有效。關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)的重視，只有進(jìn)行有效的管理，實(shí)物檔案才能得到充分利用。